Konferensi PERS Dalam Sebuah Event

Kontribusi dari Administrator, 15 April 2018 09:29, Dibaca 1,494 kali.


MMCKalteng - Konferensi Pers (Konpers) atau Press Conference adalah kegiatan yang diselenggarakan oleh penyelenggara kegiatan sebagai bagian dari publikasi informasi kegiatan. Berbeda dengan wawancara, konpers merupakan inisiatif dari penyelenggara kegiatan, sementara wawancara adalah iniasiatif pekerja media (wartawan). Konpers dilakukan untuk menghemat waktu dan supaya publikasi sebuah event menjadi terpusat. Dalam konpers tidak harus dalam bentuk menghadirkan narasumber, tapi juga dapat menjadi wadah untuk membagikan release kegiatan, dan tanya jawab singkat, panitia dengan pekerja pers. Berikut adalah beberapa tahapan supaya sebuah konpers dapat berjalan dengan lancar sebagai pendampingan event berjalan dengan sukses.

Membuat Press Room

(Baca Juga : Hasupa Hasundau dalam Safari Ramadhan)

Hal pertama dalam mulai mendesain Konpers adalah membuat ruangan konpers, atau disebut juga dengan press room. Letak press room sebaiknya tidak jauh dari pusat kegiatan, untuk memudahkan pekerja media mencari informasi, juga memudahkan narasumber dan panitia.  Desain ruanganya model classroom, dengan posisi narasumber di depan, dan pekerja media persis didepannya. Perlu diperhatikan  kenyamanan narasumber atau pemberi keterangan untuk duduk, soundsystem, dan jika diperlukan media untuk presentasi seperti televisi atau lcd proyektor. Dan yang terakhir namun penting dalam bagian ini adalah, Desain Background. Background atau Backdrop harus bisa bercerita tentang kegiatan dan sponsorhip, nilai ekonomis atau nilai kepentingan biasanya ada disini, tak heran dalam berbagai event, sponsor utama selalu muncul dalam backdrop yang memiliki kemungkinkan tercaptured dalam kamera wartawan ketika konpers.

Menentukan Penanggugjawab

Konpers sebaiknya ditentukan penanggungjawabnya, walau biasanya dikendalikan langsung oleh kordinator humas kegiatan. Posisi ini mengaharuskan yang bersangkutan memiiliki kedekatan  dengan panitia, terus memperhatikan isu yang berkembang dan cepat berkoordinasi. Penanggungjawab wajib mengikuti perkembanagn isu karena agenda kegiatan bisa saja berubah sesuai isu, atau counter isu. Isu dan Counter isu dalam konpers berbeda, jika isu adalah memang terjadwal, atau keinginan panitia tentang hal yang ingin disampaikan, biasanya sesuai dengan agenda yang sudah dibuat, sementara counter isu adalah adalah panitia atau penyelenggara event terhadap isu negatif yang berkembang saat kegiatan berlangsung, penanggungjawab konpers harus cepat bereaksi membuat counter isu dan mengundang pekerja media dalam konpers.

Membuat Agenda Konpers

Agenda konpers mengikuti jadwal kegiatan, relatif tapi akan lebih baik untuk event yang sub kegiatannya banyak agenda atau jadwal konpers ditentukan per harinya, misalnya ditentukan saja jam konpers setiap harinya. Misalnya setiap hari jam 12 Siang, jadwal ini juga bisa disesuaikan dengan undangan makan siang dengan pekerja media. Isu konpers sistematis sesuai dengan tema kegiatan, disesuaikan dengan jadwal kegiatan. Jika konpers dalam kegiatan yang berbentuk perlombaan bisa dirancang dalam dua hal sekali konpers,  pra / prediksi dan pasca tentang hasilnya.

Koordinasi dengan panitia event dan Pekerja Media

Setelah memiliki rancangan agenda, penanggungjawab konpers berkoordinasi dengan pantia event memastikan narasumber, misalnya untuk topik ini saipa yang akan berbicara pada konpers, bisa jadi ketua panitia, juri atau bisa jadi pemerhati yang dianggap mumpuni untuk berbicara topik tersebut, fixkan, lalu bagikan jadwal tersebut pada seluruh pekerja media.

Pelaksanaan

Jangan lupa untuk terus menginformasikan pada pekerja media, dan narasumber tentang agenda konpers. Kelengkapan ruangan seperti soundsystem, proyektor dan kudapan dipastikan ada dalam konpers untuk memudahkan penyampaian informasi dan kenyamanan dalam konpers. Saat pelaksanaan tetap ada moderator, supaya tanya jawab dapat berlangsung dengan baik. Moderator mengatur alur tanya jawab, hentikan konpers jika sudah waktunya, atau mulai keluar dari topik yang diinginkan, tentu dengan tetap memperhatikan etika yaitu meminta maaf pada peserta, karena waktunya sudah selesai atau topik pertanyaannya diluar kapasitas narasumber atau memang bukan topik yang sedang dikonperskan,  kenapa meminta maaf ?  karena opini media akan sangat dipengaruhi oleh sikap narasumber atau pelayanan penanggungjawab konpers, membangun hubungan baik dengan pekerja media adalah salah satu kunci sukses kegiatan. Ingat, tulisan mereka mempengaruhi pembacanya.

Konpers mempermudah panitia membagikan informasi event pada pakerja media, juga sebaliknya, mempermudah pekerja media mengakses informasi event, untuk itu, alur informasi ini sebaiknya dipersiapkan dengan baik. Jadwal kegiatan, kontak narasumber, nama-nama pendukung kegiatan (panitia, narasumber, dewan juri dll), layout lomba, hasil-hasil kegiatan (teks, foto dan video), diwajibkan ada dalam ruangan konpers, karena itu ruangan konpers biasanya jadi satu dengan ruangan yang kita namakan MEDIA CENTER.

Kemudahan pekerja media mengakses informasi dalam sebuah penyelenggaraan event besar biasanya menjadi catatan khusus para pembuat event, karena mereka sadar, publikasi event hanya akan dinikmati mereka yang datang langsung ke lokasi, tapi jika ditulis di media, event akan mendapatkan viewrs, pembaca dan penikmat yang jauh lebih besar, dan itu akan menaikan rating event sekaligus pemicu orang untuk datang langsung ke lokasi event. Tak jarang dalam konpers, pekerja media jusru dimanjakan, penulis pernah menghadiri sebuah konpers kegiatan salah satu BUMN besar yang bentuk informasinya dibagikan dalam bentuk flashdisk berisi teks release, foto dan video, plus voucher makan.

Tulisan ini menggambarkan pentingnya sebuah konpers dalam mendukung suksesnya sebuah event, terbaca idealis dan sulit itu pasti, realiasinya pasti penuh kekurangan, namun jika terus konsisten belajar, suatu saat akan menjadi pekerjaan yang mudah sekali, selamat belajar dan bekerja Teams !!!

Administrator

Merupakan salah satu kontributor di Multimedia Center Provinsi Kalimantan Tengah.

Berita Lainnya
Artikel
Artikel
Artikel
Berita Terbaru
Radio Corner
Kalteng Bicara Baik.
Mari Jaga Lingkungan Kita.

Facebook